PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Pengertian administrasi perkantoran– apa yang dimaksud dengan administrasi perkantoran? Perkantoran merupakan salah satu tempat yang sangat akrab bagi sebagian besar penduduk di dunia. Tata usaha atau yang biasa kita kenal dengan administrasi bagi perkantoran banyak menjadi sorotan untuk dikaji atau diketahui lebih dalam.

Seperti yang akan dibahas pada artikel kali ini, diantaranya seperti tujuan dari administrasi perkantoran serta ruang lingkup administrasi perkantoran dan juga fungsi dari administrasi perkantoran. Akan kita ulas secara lengkap pada artikel kali ini dan semoga bisa bermanfaat serta menambah wawasan dan ilmu pengetahuan kita.

Untuk dapat memahaminya, kamu harus mengetahui pengertian administrasi perkantoran tersendiri. Ada banyak sekali pendapat dan definisi dari administrasi perkantoran, namun secara keseluruhan  bisa dibagi dalam ke dalam dua sumber pengertian administrasi perkantoran, yaitu secara umum dan menurut para ahli.

Secara etimologi kata administrasi berasal dari Bahasa latin, yaitu AD yang memiliki arti intensif dan manistare yang berarti melayani, membantu, dan memenuhi. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran  ialah segala kegiatan yang bersifat teknis dan mempunyai fungsi serta peranan penting dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, menyediakan keterangan untuk pimpinan dan membantu keefektifan organisasi perusahaan.

Pengertian Administrasi Perkantoran adalah semua kegiatan pengelolaan data beserta informasi yang bertujuan mencapai kebrhasilan tugas yang dilakukan secara teratur serta sistematik mengikuti kegiatan organisasi.

Pekerjaan kantor atau tata usaha atau yang biasa disebut dengan office work / clericalwork harus ditata agar sebuah pekerjaan dapat berjalan dengan baik sesui dengan tujuan. Administrasi perkantoran merupakan salah satu kekuatan yang tidak terlihat yang merencanakan, mengorganisasi dan mengkordinasikan uang, material, metode, mesin – mesin, pasar dan manusia dalam pekerjaan kantor serta mengawasinya dan mengarahkan agar supaya bisa mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MENURUT PARA AHLI

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Agar kita lebih memahaminya kita dapat merujuk pada definisi dari para ahli, sumber yang kedua ini merupakan pengertian secara lebih luas, karena penjabaran yang merujuk pada pengertian secara umum. Berikut merupakan definisi administrasi perkantoran menurut para ahli sebagai berikut :

  1. William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut definisi dari beliau administrasi perkantoran adalah pemberian yang mengarah kepada seluruh kegiatan operasional, seperti transportasi, penjualan, manufacturing, serta pengelolaa gudang.

  1. Edwin Robinson dan William Leffingwell

Pengertian administrasi menurut belaiu adalah turunan dari ilmu seni dan manjemen yang saling berhubungan dengan operasional pekerjaan kantor secara efisien.

  1. Arthur Granger

Pengertian administrasi perkantoran menurut Arthur ialah sebagai fungsi untuk menyelenggarakan tata pelayanan komunikasi dan kegiatan dokumentasi dari suatu perusahaan atau organisasi.

  1. Suparjati

Definisi administrasi perkantoran menurut beliau adalah suatu proses kerja sama dalam ruang lingkup kantor demi tercapainya sebuah tujuan yang telah ditetapkan dengan melaksanakan fungsi manajemen.

RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Apa saja ruang lingkup dari administrasi perkantoran itu? Ruang lingkup administrasi perkantoran adalah suatu ruang atau tempat dimana dilaksanakannya proses pengelolaan administrasi perkantoran. Yang mana, di dalam ruang lingkupnya itu terdapat fungsi – fungsi dari administrasi perkantoran tersebut.

  • Pendataan yang berkaitan dengan kantor
  • Perincian pendataan kantor

Baca : Pengertian Administrasi Keuangan

FUNGSI MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Setelah kita bahas mengenai pengertian dan ruang lingkup administrasi perkantoran seperti yang telah diulas diatas. Selanjutnya kita ulas mengenai tentang fungsi dari manajemen administrasi perkantoran. Adapun fungsi dari manajemen administrasi perkantoran adalah sebagai berikut :

1. Kegiatan kantor

Merupakan segala kegiatan yang berhubungan dengan kantor atau ruang lingkupnya di sekitar kantor. Kegiatan kantor ini di bagi menjadi beberapa jenis diantaranya yaitu :

a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning)

Kegiatan pertama yang harus dilakukan dalam proses mengelola kantor adalah menyusun perencanaan oleh pimpinan perusahaan atau organisasi. Secara umum, biasanya sebuah perusahaan akan mengadakan rapat kerja untuk menentukan target dan agenda apa saja yang akan di capai untuk kedepannya.

Dalam rangka mencapai tujuan bersama, perlu ditindak lanjut mengenai pertimbangan resiko yang terjadi ke depannya yang akan dihadapi. Perencanaan perkantoran di bidang sumber daya administrasi ini sangat penting untuk dirumuskan secara matang, agar bisa menyesuaikan dengan kebutuhan.

Berikut merupakan klasifikasi penting mengenai perencanaan kantor yang harus di perhatikan, diantaranya yaitu :

  • Perencanaan Gedung

Proses dalam perencanaan gedung meliputi anggaran pembangunan, lokasi pembangunan, rangka gedung, dan sebagainya.

  • Tata Ruang Kantor

Kegiatan ini meliputi menata properti kantor dengan kondisi senyaman mungkin, agar tercipta suasana yang baik, tidak membosankan, kondusif, dan sebagainya.

  • Penerangan

Penerangan merupakan unsur penting dalam perencanaan kantor , pastikan setiap ruangan memiliki pencahayaan dari lampu serta pencahayaan alami dari sinar matahari.

  • Ventilasi

Ventilasi juga merupakan hal yang penting dalam perencanaan kantor, sediakan ventilasi dalam setiap ruangan, bertujuan agar sirkulasi udara lebih efekif

  • Perlengkapan dan Perabotan Kantor

Merupakan hal yang penting dan dibutuhkan dalam perencanaan kantor, membuat perencanaan pengadaan barang perlengkapan serta peralatan yang dibutuhkan untuk kantor.

  • Standart Operasional Kantor

Merancang dan membuat standart operasional kantor, seperti kebijakan dan ketentuan tertulis maupun yang tidak tertulis.

  • Rencana Anggaran

Membuat suatu rencana anggaran dalam kurun waktu berkala yang ditujukan untuk segala kebutuhan kantor.

  • Standart Kualitas Kerja

Memberikan ketentuan atau peraturan dalam pelaksanaan kegiatan kerja.

  • System Informasi dan Telekomunikasi

Membutuhkan system dan instalasi perangkat komunikasi, yang diperlukan untuk kantor.

2. Pengorganisasian perkantoran (office Organizing)

Organisasi sendiri memiliki makna sekelompok orang yang mempunyai tujuan bersama serta ingin mencapai suatu tujuan yang telah dirumuskan.

Dalam fungsi manajemen perkantoran, organisasi merupakan suatu proses pembentukan sekelompok orang, tugas – tugas, peralatan, dan sebuah wewenang untuk menciptakan organisasi yang dilaksanakan dalam rangka menyatukan kekuatan demi mencapai suatu tujuan bersama.

Adapun hal – hal yang harus dilakukan dilaksanakan demi tercapainya suatu tujuan. Ada 3 poin utama yang merupakan fungsi – fungsi yang harus dilakukan atau dilaksanakan diantaranya yaitu:

  1. Pemeliharaan relasi kerja yang efektif antara pimpinan dengan bawahan ataupun sebaliknya.
  2. Pengarahan sebuah tugas dan pekerjaan agar lebih efektif dan efisien dalam suatu organisasi atau perkantoran.
  3. Penyediaan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan operasional serta karyawan agar bisa lebih mudah dalam menggunakan serta bekerja lebih efektif.

3. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating)

Pengarahan yang dimaksud dalam bentuk ini merupakan suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk bertujuan meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses kerja secara maksimal, agar hasil sesuai dengan target atau sasaran yang telah dirumuskan.

Diantanya yaitu :

  1. Menggunakan system secara efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
  2. Menggunakan system secara efektif dalam memberikan sebuah motivasi terhadap bawahan
  3. Memberikan bantuan atau sebuah solusi terhadap bawahan yang mengalami masalah atau kesulitan dalam bekerja
  4. Menyatukan visi dan misi karyawan atau organisasi sesui yang telah di rumuskan
  5. Memberikan pemikiran yang adil dalam memberikan gaji karyawan tanpa membeda-bedakan atau memihak
  6. Perancangan system komunikasi yang efektif dengan karyawan

4. Pengawasan Perkantoran

Pengertian dari pengawasan ialah suatu proses pengamatan terhadap seluruh pelaksanaan kegiatan yang berlangsung dalam perkantoran atau organisasi. Kegiatan ini bertujuan untuk menjamin pekerjaan yang sedang berjalan sesuai dengan rencana kita yang telah dirumuskan sebelumnya, objek pengawasan dalam ruang lingkup perkantoran ini meliputi :

  1. Waktu pekerjaan kantor
  2. Kualitas pekerjaan kantor
  3. Pelayanan kantor
  4. Pelaksanaan dokumentasi
  5. Metode dan standart operasional dalam pekerjaan kantor atau organisasi
  6. Biaya yang diperlukan dalam perkantoran
  7. Peralatan serta perabotan yang diperlukan

Baca : Adminisrasi Kepegawaian

TUJUAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

PENGERTIAN ADMINISTRASI KEUANGAN

Tujuan utama dari manajemen administrasi perkantoran ialah tercapanya suatu tujuan secara efisien, yang artinya mampu memenuhi persyaratan dari segi teknis, ekonomi, dan psikologis.

  • Segi Ekonomis berarti pantas dan sesuai namun bukan berarti murah dari segi biaya.
  • Segi Teknis artinya berdaya guna atau dapat bermanfaat.
  • Segi Psikologis berarti terdapat nilai kepuasan.

Tujuan dapat di capai dengan cara menerapkan fungsi manajemen administrasi perkantoran dengan baik dan benar.

Menurut dari seorang ilmuan bernama GR Terry dalam sebuah bukunya yang berjudul Office Management and Control, memiliki pandangan tersendiri mengenai administrasi perkantoran, definisi dari beliau yaitu

  1. semua keterangan secara rinci dan lengkap serta dipentingkan untuk siapa saja, kapan dan dimana hal tersebut dibutuhkan untuk pelaksanaan organisasi atau perusahaan secara efisien
  2. Membuat sebuah catatan mengenai biaya atau anggaran seminimal mugkin
  3. Memberikan pekerjaan tata usaha secara efektif dan efisien
  4. Membantu perusahaan dalam menghadapi sebuah persaingan
  5. Memberikan rincian laporan dengan biaya yang serendah – rendahnya

Adapun pengertian dari administrasi perkantoran secara umum adalah :

  1. Menerapkan serta meningkatkan kemampuan teknologi informasi bertujuan agar pelaksanaan tugas bisa berjalan secara efektif dan efisien
  2. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam pengelolaan dokumentasi yang sesui dengan standart operasional prosedur yang berlaku dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
  3. Menerapkan serta meningkatkan kemampuan pengelolaan administrasi keuangan atau accounting, bertujuan agar peroses pengelolaan aspek keuangan bisa dipertanggungjawabkan serta bisa dilaporkan
  4. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam merencanakan, melaksanakan,mengorganisasi, serta mengevaluasi tugas yang telah menjadi tanggung jawab masing – masing karyawan
  5. Meningkatkan serta menerapkan pelayanan sebuah prusahaan terhadap relasi
  6. Menerapkan dan meningkatkan kemampuan dalam berkomunikasi terhadap relasi dengan memperhatikan etika serta lingkungan

Baca : Pengertian Administrasi Keuangan

KARAKTERISTIK ADMINISTRASI PERKANTORAN

Yang dimaksud dengan karakteristik adalah sesuatu yang khas atau mencolok dari suatu benda atau hal, atau yang lebih mudahnya ialah ciri – ciri dari sesuatu tersebut. Adapun Karakteristik dari administrasi perkantoran diantaranya ialah sebagai berikut :

  • Bersifat Pelayanan

Administrasi perkantoran mempunyai karakteristik bersifat pelayanan, karena memliliki fungsi untuk membantu pekerjaan utama agar bisa terlaksana secara efektif dan efisien.

  • Berifat Terbuka dan Luas

Administrasi perkantoran memiliki sifat terbuka dan luas, maksudnya adalah semua seluruh pelaksanaan tugas kantor bisa dilakukan di mana saja, serta tidak harus di dalam sebuah gedung sebagai acuanya.

  • Dilaksanakan Oleh Semua Pihak

Definisinya ialah pekerjaan kantor bisa dilakukan oleh semua pihak dalam organisasi atau dalam perusahaan, mulai dari pimpinan hingga karyawan yang paling rendah jabatannya seklaipun.

Pengertian Administrasi Perkantoran

 

Show Comments

No Responses Yet

Leave a Reply