Pengertian Administrasi : Definisi, Ciri, Ruang Lingkup, Fungsi !

Pengertian Administrasi – Apa yang dimaksud dengan administrasi? Pengertian administrasi. Administrasi merupakan kata yang sering kita dengar dalam kehidupan sehari – hari.

Namun apakah kalian tau dan bisa menjelaskan jika suatu saat ditanya tentang apa itu administrasi? Dan untuk apa administrasi itu? Dan apa bedanya dengan admin?

Perlu kalian tahu ada banyak sekali fungsi dari administrasi dalam dunia pekerjaan maupun dunia pendidikan. Sadar atau tidak administrasi tentu sangat memudahkan pekerjaan kita baik itu bersifat formal dan bersifat non formal. Walaupun banyak yang belum tahu bahwa yang seseorang kerjakan atau lakukan itu merupakan suatu bentuk administrasi.

Kali ini saya akan membahas secara lengkap tentang pengertian administrasi secara umum, definisi menurut para ahli, dan secara khusus.

Pengertian Administrasi Secara  Umum

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Kata administrasi merupakan sebuah istilah dalam bahasa yunani yang terdiri dari 2 kata yaitu AD + Ministrare yang berarti membantu atau bisa juga melayani, memenuhi, atau menunjang sebuah pekerjaan.

Di negara kita indonesia definisi dari administrasi sama hal nya dengan tata usaha, yang artinya setiap suatu pekerjaan dalam bidang apapun perlu untuk diatur serta di tata agar tercapai tujuan dari sebuah organisasi tersebut.

Sehingga bisa disimpulkan bahwa administrasi ialah kumpulan dari sub – sub sistem untuk mencapai suatu tujuan tertentu terutama dalam sebuah pekerjaan.

Definisi Administrasi Dalam Arti Sempit

Pengertian administrasi dalam arti sempit adalah segala sesuatu dalam bentuk kegiatan tata usaha. Ketatausahaan merupakan suatu kegiatan yang sangat penting dalam sebuah pekerjaan atau organisasi. Terutama pada hal yang menyangkut peranan informasi sebagai darahnya organisasi.

Dalam pengertian yang demikian administrasi biasanya hanya berkaitan dengan kegiatan – kegiatan ketatausahaan yang mencakup korespondensi, kesekretariatan, kearsipan, dan penyusunan sebuah laporan.

Definisi Administrasi Dalam Arti Luas

Pengertian administrasi dalam arti luas adalah sebagai proses – proses semua kegiatan secara menyeluruh di dalam menyelenggarakan sebuah kegiatan. Kegiatan – kegiatan tersebut didasarkan pada tujuan atau rasional tertentu yang dilakukan oleh dua individu atau lebih guna mencapai tujuan dengan sarana dan prasarana yang ada.

Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Beberapa ahli di bidang administrasi mendifisikan tentang pengertian dari administrasi, berikut merupakan definisi menurut para ahli sebagai berikut :

1. George R. Tehri

Pengertian administrasi menurut beliau adalah sebuah system yang didalamnya terdapat perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian. Selain itu administrasi juga berfungsi sebagai rule of game dari sebuah pekerjaan baik perkantoran, agar target – target perencanaan dapat tercapai secara maksimal.

2. Arthur Gragher

Definisi administrasi menurut Arthur merupakan fungsi dari bagaimana cara melakukan sebuah komunikasi dalam bentuk pelayanan suatu kumpulan, organisasi atau dalam struktur perkumpulan itu sendiri.

3. Sondang P. Siagian

Pengertian administrasi menurut beliau adalah didefinisikan dari hasil sebuah proses kerjasama tertentu yang digunakan untuk mencapai sebuah tujuan sebelumnya. Proses itu bisa dilakukan oleh dua orang atau lebih atas dasar kesamaan dalam berfikir atau secara rasional bersama.

4. Ulbert

Menurut dari Ulbert pengertian administrasi secara las diartikan sebagai data dan informasi yang tersusun atau tercatat secara terstruktur baik eksternal maupun internal.

Tujuan dari pengumpulan data tersebut dimaksudkan agar untuk memperoleh data tersebut mudah untuk di olah baik sebagian ataupun secara keseluruhan.

Sedangkan pengertian administrasi secara sederhana adalah tata usaha.

5. Willam L & Edwin Robinsoh

Definisi dari beliau pengertian administrasi ialah sebuah ilmu turunan dari ilmu manajemen namun secara spesifik mengatur bagaimana tata cara pelaksanaan pekerjaan pada area perkantoran secara efektif, dan pekerjaan bersifat mendokumentasikan file – file tugas dalam sebuah pekerjaan.

Setelah mengetahui pengertian secara lengkap ada beberapa unsur – unsur pembentuk administrasi dalam sebuah pekerjaan, baik di kantor pemerintahan, swasta, pebisnis maupun jenis pekerjaan lainnya.

Unsur – Unsur Administrasi

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Marujuk pada pengertian administrasi diatas bahwasanya administrasi adalah ilmu yang berasaldari ilmu manajemenyang mana didamnya mengatur pelaksanaan pekerjaan. Beberapa Unsur – unsur dari administrasi yang perlu kita ketahui yaitu sebagai berikut :

1. Organisasi

Organisasi adalah unsur yang sangat berpengaruh dan unsur penting dalam Administrasi karena pada organisasi ini system Administrasi akan dijalankan. Unsur administrasi ini akan menunjuang terwujudnya tujuan – tujuan dari organisasi.

2. Manajemen

Manajemen adalah alat yang digunakan untuk mengatur Administrasi. Didalamnya terdapat unsur yang melengkapi administrasi seperti sebagai pengatur, penggerak, tenaga operasional dan juga manajer.

3. Komunikasi

Unsur yang terpenting dalam administrasi adalah dengan adanya sebuah komunikasi. Komunikasi disini merupakan bagaimana cara kerja administrasi supaya bisa berjalan dengan lancer antar devisi yang ada dalam sebuah organisasi.

Dibawah ini adalah contoh penerapan komunikasi dalam administrasi.

  • Komunikasi devisi keunangan dengan devisi lain agar keuangan sebuah organisasi tidak rusak atau bermasalah.
  • Komunikasi antara secretariat dengan atasan atau bos
  • Komunikasi tentang surat menyurat maupun berbagi informasi.

4. Kepegawaian

Anggota maupun pegawai merupakan objek dari administrai yang mana didalamnya mengetur, menerima, menempatkan, serta pendayagunaan pegawai.

5. Public Relation

Dengan adanya administrasi nantinya akan terbentuk yang namanya rule dimana didalamnya berhubungan dengan masyarakat umum baik ketika kerja sama penerimaan karyawan maupun yang lainya.

Disini komunikasi dengan  masyarakat sangat pula diperlukan karena masyarakat adalah sebagai konsumen. Sedangakan unsur lainya adalah perbekalan, keuangan, serta tata usaha.

Ciri Ciri Administrasi

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Selain unsur – unsur dalam administrasi admin akan membahas mengenai ciri atau karakteristik yang ada dalam administrasi yaitu sebagai berikut :

1. Tujuan Yang Jelas

Ciri pertama pada adiministrasi adalah harus mempunyai tujuan yang jelas. Sebuah organisasi pastinya memiliki tujuan. Disinilah letak terpenting administrasi untuk mewujudkan tujuan dari organisasi maka sangat diperlukan yang namanya administrasi.

2. Tidak Individualisme

Ciri yang kedua adalah tidak adanya individualisme dalam administrasi. Setidaknya terdapat dua orang atau lebih yang berada dalam kegiatan administrasi agar selalu tercipta administrasi yang rapih.

3. Mempunyai pola kerja sama yang Kuat

Dalam administrasi haru ada pola kerjasama yang kuat agar terciptanya administrasi yang bernar – benar baik.

4. Administrasi Sebagai Bentuk Pengaturan Tata Usaha

Administrasi adalah sebagai bentuk dari pengaturan dari tata usaha. Didalamny amengatur tata usaha yang dikelola dengan baik.

5. Adanya Struktur

Dalam administrasi harus ada struktur yang mana didalamny terdapat bagian atasan dan bagian bawahan.

Ruang Lingkup Administrasi

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Selain mempunyai ciri administrasi juga mempunyai yang namanya ruang lingkup.di bawah ini adalah ruang lingkup adaministrasi yang terdiri dari informasi maupun keterangan tentang peristiwa yang didapat oleh pengamat maupun pembaca. Ruang lingkup adaministrasi sebagai berikut :

1. Menghimpun

Mengjimpun adalah sebuah kegiatan sebagai alat untuk mencari serta mengumpulkan informasi maupun data dan juga keterangan dengan detail yang kemudian akan disimpan dan dijadikan tujuan dan akan digunakan jika waktu diperlukan.

2. Mencatat atau Menuliskan

Mencatat merupakan kegiatan lanjutandari penghimpunan data agar data yang kita peroleh bisa di catat dan dijadikan alat baik untuk pengiriman maupun sebagai media untuk membaca.

3. Mengelola

Mengelola disini juga bisa dikatakan sebagai alat untuk menganalisis suatu bentuk data dan administrasi yang telah ada yang mana berguna untuk mendapatkan hasil yang bagas dari data maupun informasi yang telah dihimpun.

4. Menyimpan

Kegiatan menyimpan data atau informasi ini adalah cara untuk mengamanjan dokumen maupun mendokumentasikan yang mana nantinya akan digunakan kembali jika sewaktu – waktu diperlukan.

5. Mengirim

Kegiatan selanjutnya adalah mengirim data atau file kepada pihak yang memerlukan baik dalam organisasi maupun diluar organisasi.

Fungsi – fungsi Administrasi

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Pada dasarnya administrasi merupakan sebuah ilmu turunan dari manajemen sehingga fungsinya pun tidak jauh beda atau hampir sama.

Namun terdapat perbedaan jika kita jabarkan, fungsi administrasi ditujukan untuk menentukan dan mencapai tujuan dari organisasi serta merancang kebijakan secara general.

Sedangkan fungsi dari manajemen lebih condong kepada mengatur kegiatan pelaksanaan agar tujuan yang telah dirumuskan dalam sebuah kebijakan bisa tercapai.

Setelah kita tahu antara ciri –ciri serta ruang lingkup administrasi, kita juga harus memahami fungsi dari administrasi itu apa saja, berikut penjelasan mengenai fungsi – fungsi dari administrasi diantaranya :

  • Perencanaan (planning)

Pengertian planning adalah sebuah kegiatan merencanakan sesuatu agar kegiatan administrasi dapat berjalan sesui dengan aturan. Perencanaan administrasi dapat dimulai dengan mengumpulkan semua informasi atau data, mengolah informasi / data, hingga menyusun pola tampilan data.

  • Pengorganisasian (Organizing)

Fungsi administrasi selanjutnya adalah pengorganisasian merupakan tahapan dalam menyusun komunikasi untuk membangun kolektifitas antar anggota organisasi yang bertujuan untuk mencapai target atau prestasi sebuah organisasi.

  • Koordinasi (coordinating)

Fungsi yang ketiga ialah koordinasi, mengkoordinasikan fungsi dari manajemen untuk sejumlah aktivitas atau tugas agar bisa berjalan dengan baik sesuai rencana.

Dengan cara melakukan komunikasi bertujuan agar tidak terjadi bentrok antara aktivitas yang satu dengan aktivitas yang lainnya, sehingga semua pekerjaan divisi apapun bisa berjalan secara beriringan.

  • Laporan (reporting)

Fungsi berikutnya ialah reporting merupakan aktivitas penyampaian perkembangan atau hasil dari sebuah kegiatan dengan cara membuat dan memberikan laporan.

Sebuah laporan bisa disampaikan dengan dua cara yaitu bisa secara lisan ataupun bisa secara tulisan, untuk mendapatkan gambaran tetang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.

  • Penganggaran (budgeting)

Fungsi administrasi dalam bentuk Budgeting merupakan kegiatan penyusunan anggaran untuk sebagian atau secara keseluruhan untuk kebutuhan organisasi, sehingga organisasi dapat berjalan dengan baik dan sesuai rencana kita.

  • Penempatan (Staffing)

Dalam administrasi penempatan diartikan sebagai kegiatan yang mengatur sumber daya manusia yang merupakan objek dari organisasi dengan sumber daya lainnya.

Contoh dari penempatan adalah penempatan posisi karyawan, perekrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan yang dibutuhkan di dalam organisasi tersebut.

  • Pengarahan (Directing)

Yang dimaksud dengan directing ialah kegiatan komunikasi antar anggota kelompok, biasanya terjadi antara atasan dan bawahan. Antara satu divisi dengan divisi lain yang ditujukan untuk kegiatan dalam jangka pendek ataupun jangka panjang.

Tujuan Administrasi

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Setelah kita membahas tentang fungsi, seperti yang sudah saya jelaskan diatas, selanjutnya kita bahas mengenai tujuan dari administrasi tersebut, tujuan administrasi terbagi ke dalam dua yaitu :

1. Tujuan Jangka Panjang

Tujuan jangka panjang  ini lebih merujuk kepada tujuan dari sebuah organisasi itu sendiri, artinya dengan adanya sebuah pola administrasi , ditujukan untuk mencapai target sebuah organiasi.

Pada dasarnya tujuan jangka panjang ini tidak dibuat oleh sembarang orang dalam sebuah organisasi melainkan oleh para pemilik organisasi tersebut yang memiliki sifat – sifat tertentu saja dinataranya : ideal, administrasi bersifat general, dan kualifikasinya tidak terbatas atau luas.

2. Tujuan Jangka Pendek

Tujuan administrasi dalam jangka pendek bersifat lebih kecil, dan biasanya dibuat oleh sub – sub divisi dari organisasi bertujuan untuk kebijakan divisinya. Tujuan jangka pendek bersifat lebih spesifik, ruanglingkupnya kecil atau terbatas.

Contoh – Contoh Administrasi

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Administrasi merupakan kata sifat dari pengadministrasian yaitu sebuahkegiatan yang kita temui dimana saja, terutama di setiap organisasi, lembaga, perusahaan, intansi, atapun CV. Mengapa demikian, karena begitu penting sehingga pengaruhnya yang cukup besar dalam sebuah intansi terkait.

Untuk lebih jelasnya berikut merupakan contoh – contoh administrasi diantaranya adalah :

1. Definisi Administrasi Negara

Pengertian administrasi negara ialah serangkaian kegiatan yang tersusun dan ditujukan  untuk aparatur negara atau pemerintahan. Administrasi negara dibuat dengan tujuan agar tercapainya tujuan negara secara efisien,  sederhana, serta mencakup kepentingan rakyat.

Berikut merupakan contoh dari administrasi negara diantaranya :

  1. Pengaturan reshuffle kabinet oleh presiden
  2. Pengaturan pembentukan badan dan komisi – komisi dalam pemerintahan
  3. Tata cara dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat

2. Administrasi Kepegawaian

Definisi dari administrasi kepegawaiain adalah segala aktivitas yang berhubungan dengan pegawai serta karyawan yang ditujukan untuk mengatur pegawai tersebut.

Dimana ada petugas administrasi yang berfungsi untuk mencatat semua kegiatan baik itu kegiatan pemeliharaan, pengembangan seluruh tenaga kerja sesui dengan beban kerjanya.

Berikut merupakan fungsi – fungsi dari administrasi kepegawaian :

  •  Fungsi Manajerial

Merupakan fungsi yang berguna untuk memenej seorang pegawai agar dapat memaksimalkan peranan pemikiran seperti membuat perencanaan, menganalisa masalah, negosiasi dan pengarahan.

  • Fungsi Teknis

Fungsi teknis ialah fungsi administrasi yang berkaitan terhadap teknis fisik seorang pegawai, contohnya adalah aturan jam masuk kerja, jaminan pensiun, pengadaan, pemindahan, dan sebagainya.

Pengertian Administrasi Perkantoran

pengertian administrasi

pengertian administrasi

Definisi dari administrasi perkantoran ialah suatu susunan keseharian di dalam sebuah instansi atau lembaga perkantoran baik secara internal maupun eksternal. Kegiatan administrasi perkantoran meliputi kegiatan pencatatan, perencanaan keuangan, rekap masuk pegawai, penagihan, distribusi barang, stok barang, meeting, serta masih banyak lagi.

Sedangkan tugas dari administrasi perkantoran tergantung dengan jabatan dan fungsi yang diberikan kepada setiap karyawan / pegawai dari instansi perkantoran tersebut.

Administrasi Pendidikan

Pengertian administrasi pendidikan adalah serangkaian proses directing dan penintegrasian terhadap personal secara spiritual dan material agar tercapainya manusia yang berbudi, beradap sesuai dengan tujuan pendidikan. (Drs. M.Ngalim Purwanto)

Sedangkan definisi dari Depdiksi RI Administrasi pendidikan ialah suatu proses menggunakan serta memanfaatkan fasilitas yang telah disediakan oleh pemerintah secara material ataupun spiritual. Yang bertujuan tercapainya pendidikan secara efisien dan efektif. Berikut merupakan rangkaian kegiatan bersama dalam bidang pendidikan seperti :

  • Perencanaan
  • Pengarahan
  • Pengorganisasian
  • Pengawasan
  • Pengkoordinasian
  • Pembiayaan serta laporan

Pengertian Administrasi Keuangan

 

Definisi administrasi keuangan ialah tata kelola keuangan di lembaga tingkat organisasi kecil sampai pelaksanaan anggaran belanja negara.

Administrasi keuangan terdiri dari pencatatan keuangan, budgeting, laporan, penggunaan keuangan, serta pertanggung jawaban dana yang dialokasikan.

Dalam administrasi keuangan ada yang namanya seorang administrator keuangan yang bertugas dan biasanya disebut oleh bendaharawan. Bendahara memiliki tugas untuk melakukan pembukuan sesui system serta aturan yang berlaku.

Pengertian Administrasi

Show Comments

No Responses Yet

Leave a Reply